eVergabe-Online: Leitfaden für KI-Bieter in Deutschland (Bund + Länder)

eVergabe-Online (evergabe-online.de) ist die offizielle E-Vergabe-Plattform des Bundes, betrieben vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) in Bonn. Sie ist das zentrale Tor zur zivilen Bundesbeschaffung — vom Bundesministerium des Innern selbst über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bis hin zu zahlreichen nachgeordneten Bundesbehörden, die Liefer-, Dienstleistungs- und teils auch Bauleistungen über eVergabe-Online ausschreiben. Wer als KI-Anbieter mit dem Bund Geschäfte machen will, kommt an eVergabe-Online nicht vorbei.

Dieser Leitfaden richtet sich an Bieter, deren Leistung KI-Bezug hat: Anbieter von Sprachmodellen, Vision-Systemen, Entscheidungs-Algorithmen, KI-Workforce-Plattformen, KI-gestützten Bürgerdiensten oder KI-Beratungsleistungen. Er behandelt Registrierung, Profilpflege, Verfahrensteilnahme und die Konformitätsanforderungen, die 2026 unter EU-KI-Verordnung und ISO/IEC 42001 hinzukommen.

Was eVergabe-Online ist (und was nicht)

eVergabe-Online ist das gesetzliche E-Vergabe-System des Bundes — ein Portal, in dem Bekanntmachungen veröffentlicht, Vergabeunterlagen bereitgestellt, Fragen und Antworten dokumentiert, Angebote eingereicht, Eignungsnachweise hochgeladen und Zuschlags-Mitteilungen versandt werden. Es ist nicht ein Marktplatz im e-Commerce-Sinn — Bieter listen keine Produkte, Auftraggeber bestellen keine Standardartikel über einen Katalog. Jedes Verfahren ist ein eigenständiger Vorgang nach Vergaberecht.

Rechtliche Grundlage ist § 9 VgV (Vergabeverordnung), der die elektronische Auftragsvergabe für oberhalb der EU-Schwellen vorschreibt, sowie die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) für unterschwellige Verfahren des Bundes. Die UVgO ist 2017 als Verwaltungsvorschrift in Kraft getreten und hat in Bundesverfahren weitestgehend die VOL/A Abschnitt 1 abgelöst.

Wichtig zu verstehen: eVergabe-Online ist bundeszentriert. Auftraggeber der Bundesländer und Kommunen nutzen häufig DTVP (Deutsches Vergabeportal) oder eigene Landesportale. Wer breit aufgestellt sein will, muss sich auf mehreren Plattformen registrieren — ein einmaliger Aufwand, der sich aber über viele Verfahren hinweg amortisiert.

Registrierung: die zwölf Pflichtfelder

Die Erstregistrierung auf eVergabe-Online erfolgt über das Bieterportal. Sie umfasst:

  1. Firmierung und Rechtsform (GmbH, AG, e. K., GbR, Einzelunternehmen).
  2. Handelsregister-Nummer und Register-Sitz.
  3. Steuer-Identifikationsnummer und USt-ID.
  4. Sitz und Niederlassungs-Anschrift.
  5. Geschäftsführungs-Personen.
  6. Gewerbeanmeldung oder Berufszulassung.
  7. Kontaktperson für Vergabeverfahren mit dienstlicher E-Mail-Adresse.
  8. Bankverbindung für Zuschläge.
  9. Sozialversicherungsträger und Unbedenklichkeitsbescheinigung (auf Abruf).
  10. Berufsgenossenschaft (auf Abruf).
  11. Gegebenenfalls Zertifikate (ISO 9001, ISO 27001, ISO 42001 — direkt im Profil hinterlegbar).
  12. Selbstauskunft zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.

Die Profilanlage selbst dauert nicht länger als ein Vormittag, wenn die Unterlagen vorbereitet sind. Was lange dauert, ist die Beschaffung der Nachweise: aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Handelsregisterauszug nicht älter als drei Monate, gegebenenfalls Bietererklärung zur Tariftreue (in einigen Bundesländern Pflicht).

Der gravierendste Anfänger-Fehler: ein einzelnes Bieter-Profil zu pflegen, obwohl die Bietergemeinschaft mehrere Rechtsträger umfasst. Jede juristische Person, die Teil einer Bietergemeinschaft sein soll, braucht ein eigenes vollständiges Profil — sonst fällt das Angebot beim Eignungs-Check der Bundesvergabestelle zerlegt aus.

Signaturpflichten und qualifizierte elektronische Signatur

Bei oberschwelligen Verfahren ist die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) nach eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) Pflicht. Sie ist nicht zu verwechseln mit fortgeschrittener elektronischer Signatur (feS) oder einfachen Signaturlösungen (DocuSign-Standard ohne qualifiziertes Zertifikat).

Eine qeS erfordert:

  • ein qualifiziertes Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter (auf der EU-Vertrauensdienste-Liste),
  • einen sicheren Signaturerstellungsapparat (häufig Smartcard mit Lesegerät oder Cloud-qeS mit Zwei-Faktor-Bindung an die Person),
  • die persönliche Bindung an eine vertretungsberechtigte Person des Bieters.

In der Praxis legen sich Bieter bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (D-Trust, Bundesdruckerei, Sign-me, swisscom-trust) qeS-fähige Zertifikate an. Die Beschaffung eines qeS-Zertifikats dauert je nach Verfahren einen halben bis zehn Werktage — das ist der Engpass, den Bieter regelmäßig in der ersten Verfahrens-Teilnahme unterschätzen.

Bei unterschwelligen Verfahren reicht häufig die fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) — Textform, Mailbestätigung — aus, sofern das die Vergabestelle in den Verfahrensbedingungen so freigibt. Die Verfahrensbedingungen jedes einzelnen Verfahrens sind hier maßgeblich; eine Pauschalaussage gibt es nicht.

Verfahrensteilnahme: Vergabearten unter VgV/UVgO

eVergabe-Online führt alle Vergabearten, die VgV und UVgO kennen:

Offenes Verfahren — Bekanntmachung, alle interessierten Unternehmen können Angebote einreichen. Höchste Transparenz, geringste Verhandlungsspielräume.

Nicht-offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb — Bekanntmachung, Auftraggeber wählt aus Bewerbern eine begrenzte Zahl Teilnehmer aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In KI-Beschaffung häufig genutzt.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb — wie nicht-offenes Verfahren, aber mit Verhandlungsphase über Angebot und Vertragsbedingungen. Bei komplexen KI-Vorhaben oft die richtige Wahl.

Wettbewerblicher Dialog — für besonders komplexe Vorhaben, in denen der Auftraggeber den Lösungsweg noch nicht abschließend definieren kann (z. B. neuartige KI-Anwendungen für Behörden-Workflows).

Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) — eine 2016 eingeführte Vergabeart, die Forschung, Entwicklung und Beschaffung in einem mehrstufigen Verfahren bündelt. Für innovative KI-Lösungen, die noch nicht marktreif sind, der passende Vergabe-Modus.

Direktauftrag — unterhalb klar definierter Wertgrenzen ohne Teilnahmewettbewerb. In den meisten Bundesländern und beim Bund selbst auf wenige Tausend Euro begrenzt.

Welche Vergabeart der Auftraggeber wählt, kann der Bieter nicht beeinflussen — aber er muss verstehen, in welcher Vergabeart er sich bewegt, weil Fristen, Eignungs-Anforderungen und Verhandlungsspielräume sich von Modus zu Modus erheblich unterscheiden.

AI-Act-Pflichten in Bundes-Verfahren ab 2026

Die EU-KI-Verordnung (Regulation (EU) 2024/1689) ist seit 1. August 2024 in Kraft. Hochrisiko-Pflichten gelten ab dem 2. August 2026. Für Bundesverfahren bedeutet das: ab Sommer 2026 enthalten viele Vergabeunterlagen explizite Anforderungen an KI-Konformität, wenn der Beschaffungsgegenstand in den Anhang-III-Bereichen liegt.

Typische Anforderungen, die ein KI-Bieter in Bundesverfahren 2026 nachweisen muss:

  • Risikomanagementsystem nach Art. 9 KI-VO — schriftlich dokumentiert, mit identifizierten Risiken, Bewertung und Minderungsmaßnahmen.
  • Daten-Governance nach Art. 10 — Trainings-, Validierungs- und Testdaten beschrieben, Qualitäts- und Bias-Prüfungen dokumentiert.
  • Technische Dokumentation nach Art. 11 (Anhang IV) — vollständige Beschreibung des Systems, der Trainingsmethodik, der Leistungsmetriken.
  • Logging nach Art. 12 — automatisierte Aufzeichnung der Lebensereignisse des Systems.
  • Transparenz und Bedienungsanleitung nach Art. 13 — verständliche Information für Nutzer und Betreiber.
  • Menschliche Aufsicht nach Art. 14 — Möglichkeit, Outputs zu überprüfen und zu korrigieren.
  • Genauigkeit, Robustheit, Cybersicherheit nach Art. 15 — quantitative Nachweise.
  • Konformitätserklärung nach Art. 47 und CE-Kennzeichnung nach Art. 48 — bei Hochrisiko-Systemen.

Die zuständige Marktüberwachungsbehörde für die KI-VO in Deutschland ist die Bundesnetzagentur (BNetzA) in Bonn (Designation durch BMWK Ende 2024). Die BNetzA ist nicht direkt am Vergabeverfahren beteiligt, ihre Auslegungslinien prägen jedoch zunehmend die Eignungsanforderungen, die Auftraggeber formulieren. Das BSI flankiert mit technischen Konformitäts-Hinweisen.

ISO/IEC 42001 als Eignungs-Kriterium 2026

Bundesverfahren nehmen ISO/IEC 42001 zunehmend explizit als Eignungs- oder Zuschlags-Kriterium auf. Die Logik ist beschaffungsrechtlich tragfähig: Ein zertifiziertes KI-Managementsystem ist ein objektiv überprüfbarer Nachweis der organisatorischen KI-Konformität, der Eigenerklärungen rechtlich überlegen ist.

Für Bieter, die noch nicht zertifiziert sind, gibt es zwei realistische Pfade:

  1. Zertifizierung anstoßen — Stage-1-Audit, Stage-2-Audit, Korrekturen, Zertifikat. Typische Dauer für Mittelständler: 9–14 Monate. Wer 2026 noch nicht angefangen hat, kommt für die meisten Hochrisiko-Verfahren der zweiten Jahreshälfte zu spät.
  2. Eignungsleihe nach § 47 VgV — ein zertifizierter Nachunternehmer leistet die Eignung. Formal zulässig, aber inhaltlich riskant: der Auftraggeber kann hinterfragen, ob die geliehene Eignung dem konkreten Leistungsteil tatsächlich zugeordnet ist.

Eine ehrliche Antwort: Bieter, die 2026 in den Bundesmarkt für KI-Hochrisiko-Systeme einsteigen wollen, ohne ISO 42001 zu haben oder kurzfristig erlangen zu können, werden Schwierigkeiten haben.

Vergabekammer-bereiter Audit-Trail

Wird der Zuschlag erteilt, läuft das Verfahren weiter — der unterlegene Bieter kann nach §§ 155 ff. GWB die Vergabekammer anrufen. Bei der Vergabekammer des Bundes (für Bundesverfahren) wird dann jeder Schritt des Verfahrens geprüft. Auch der gewinnende Bieter kann hier zur Stellungnahme aufgefordert werden — typischerweise zur Frage, ob seine Eignungsnachweise korrekt waren und ob seine angebotene Leistung tatsächlich den Vergabeunterlagen entspricht.

Ein professioneller Bieter führt deshalb für jedes größere Verfahren einen Audit-Trail: welche Person hat welchen Eignungsnachweis hochgeladen, mit welchem Zertifikat signiert, basierend auf welchen Quelldokumenten. Bei KI-gestützter Angebotserstellung kommt eine zweite Schicht dazu: welche Aussage wurde durch ein KI-Modell vorgeschlagen, welche menschliche Person hat sie freigegeben, welche Modell-Version war beteiligt.

Knowlee ist auf diesen Use-Case ausgelegt: die KI-Workforce-Plattform protokolliert jede Aktion, jede Freigabe und jede Modell-Entscheidung in einem strukturierten Trail, der bei Vergabekammer-Prüfungen rekonstruierbar ist. AI-Act-konform, ISO/IEC 42001-bereit, BDSG-by-design.

Verwandte Themen

Disclaimer

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zu eVergabe-Online und ersetzt keine vergaberechtliche, datenschutzrechtliche oder steuerrechtliche Beratung im Einzelfall. Verfahrensbedingungen, Schwellenwerte und technische Anforderungen werden regelmäßig aktualisiert — vor jeder Verfahrens-Teilnahme ist der jeweils gültige Stand der Vergabeunterlagen verbindlich. Aussagen zur Eignung eines Bieters, zur Zulässigkeit eines Angebots oder zur Anfechtbarkeit eines Zuschlags können nur Anwältinnen und Anwälte mit Vergaberechts-Schwerpunkt nach Aktenlage treffen. Knowlee ist Werkzeuganbieter und keine Rechtsdienstleisterin.

— Matteo Mirabelli, Gründer Knowlee